Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο

Εισαγωγή

Το ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο είναι μια μορφή ταχυδρομείου, με το οποίο μπορούμε να στείλουμε μηνύματα ή δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή. Τα μηνύματα που στέλνουμε με το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο είναι γνωστά με τον όρο ''e-mail'' .

• Τι χρειαζόμαστε όμως για να στείλουμε ένα Ηλεκτρονικό μήνυμα;
• Πώς μπορούμε να συντάξουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα μέσω του υπολογιστή μας;
• Αν στο παραδοσιακό ταχυδρομείο χρησιμοποιούμε τη διεύθυνση του σπιτιού μας, για να λάβουμε ένα γράμμα, ποια διεύθυνση χρησιμοποιούμε στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο;

Στο κεφάλαιο που ακολουθεί θα έχουμε την ευκαιρία να μάθουμε πώς να διαχειριζόμαστε το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο, ώστε να στέλνουμε γρήγορα τα δικά μας μηνύματα.

Οι ενότητες που θα μας απσχολήσουν στο κεφάλαιο αυτο είναι :

• 3.1: Η ηλεκτρονική διεύθυνση
• 3.2: Το περιβάλλον του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (e-mail)
• 3.3: Σύνθεση και αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος
• 3.4: Πλεονεκτήματα του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου
• 3.5: Ερωτήσεις - Ασκήσεις κατανόησης

 3.1: Η ηλεκτρονική διεύθυνση

---

Στο παραδοσιακό ταχυδρομείο η διεύθυνση κάθε σπιτιού είναι μοναδική, για να επιδίδονται τα γράμματα με ακρίβεια. Αν θέλουμε να παίρνουμε με σιγουριά την αλληλογραφία μας, χωρίς όμως να έχουμε σταθερή κατοικία, τότε μπορούμε να νοικιάσουμε μια ταχυδρομική θυρίδα. Η ταχυδρομική θυρίδα είναι ένα κλειδωμένο ντουλαπάκι σε μια μεγάλη ντουλάπα του ταχυδρομείου, το κλειδί του οποίου έχουμε μόνο εμείς. Με ανάλογο τρόπο λειτουργεί και το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο. Ο κάθε παραλήπτης έχει μία ηλεκτρονική διεύθυνση, η οποία είναι μοναδική και έχει τη μορφη :

ΟΝΟΜΑ@ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ.GR

ONOMA: Το όνομα του παραλήπτη. Δεν χρειάζεται να είναι το πραγματικό μας όνομα. Είναι ένα εικονικό όνομα ή ένα ψευδώνυμο. ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ: Το όνομα έχει σχέση με το όνομα του παροχού υπηρεσιών, που δέχεται τα μυνήματα. Π.χ. sch @ : Το σύμβολο αυτό σημαίνει ''at'' ή ''στο''.  .GR:Η κατάληξη, που έχει το ίδιο νόημα με την κατάληξη σε μια διεύθυνση ιστοσελίδας (π.χ. gr, uk, com ). Η τελεία διαχωρίζει τα δύο ονόματα.

Η χρήση μιας ηλεκτρονικής διεύθυνσης είναι παρόμοια με τη χρήση της ταχυδρομικής θυρίδας. Αν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα στους συγγραφείς του βιβλίου (παραλήπτες) στη διεύθυνση infobook@sch.gr, το μήνυμα σας θα επιδοθεί στον κεντρικό υπολογιστή που φέρει το όνομα sch.gr . Το μήνυμα θα αποθηκευτεί σε έναν ειδικό χώρο του υπολογιστή, στον οποίο έχουν πρόσβαση μόνο οι παραλήπτες, Για να παραλάβουν τελικά τα μηνύματα τους οι παραλήπτες, μπορούν να συνδεθούν, από οποιονδήποτε υπολογιστή, με τον κεντρικό υπολογιστή και με τη χρήση μυστικού κωδικού πρόσβασης να διαβάσουν τα μηνύματα που τους έχουν στείλει.

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων είναι το ίδιο εύκολη, όσο μεγάλη κι αν είναι η πραγματική απόσταση μεταξύ αποστολέα και παραλήπτη.

3.2: Το περιβάλλον του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (e-mail)

Συνήθως διαβάζουμε και στέλνουμε τα ηλεκτρονικά μας μηνύματα με ειδικά προγράμματα. Με αυτά τα προγράμματα αρχειοθετούνται όλα τα μηνύματα που έχουμε παραλάβει στον υπολογιστή μας καθως και τα μηνύματα που στέλνουμε.

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά προγράμματα τα οποία όμως έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Ένα τέτοιο πρόγραμμα είναι το windows outlook express . Υπάρχουν και προγράμματα διαχείρησης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας τα οποία είναι στο web χωρίς να χρειάζεται να αποθηκεύονται στον υπολογιστή μας. Τέτοια προγράμματα είναι τα hotmail, yahoo, gmail κτλ.

 Τ

Τα προγράμματα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου outlook express και windows Live (hotmail) .

3.3: Σύνθεση και αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος

---

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην ανάπτυξη της γραπτής επικοινωνίας. Παρά τη διάδοση της τηλεφωνικής επικοινωνίας ένα γραπτό μήνυμα έχει τη δική του βαρύτητα και αξία. Ένα γραπτό μήνυμα είναι ένα κείμενο που αποτυπώνεται, διατηρείται, αλλά και μεταδίδεται σε άλλους. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι μια ανταλλαγή σύντομων μυνημάτων, όπως τα μηνύματα του κινητού τηλεφώνου. Πολλές φορές μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε, για να ανταλλάξουμε ολοκληρωμένες ιδέες, σκέψεις ή συναισθήματα με άλλους συνανθρώπους μας.

Με την επιλογή Δημιουργία στα πρόγραμματα outlook express και windows hotmail μπορούμε να δημιουργήσουμε το μήνυμα που θέλουμε να στείλουμε.

Στη συνέχεια μπορούμε να αποστείλουμε το μήνυμα που συντάξαμε στον παραλήπτη του, επιλέγοντας τα κατάλληλα εικονίδια που σχετίζονται με τη λειτουργία της Αποστολής.

ΠΡΟΣ: την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη

ΑΠΟ: την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα

Γράφουμε το θέμα του μηνύματος δίπλα από την επιλογή ΘΕΜΑ και κάτω από την μπάρα επεξεργασίας κειμένου γράφουμε το μήνυμα μας. 

3.4: Πλεονεκτήματα του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Μπορούμε να συνοψίσουμε τούς λόγους για τους οποίους το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο στους εξής:

• Είναι πολύ γρήγορο. Ένα μήνυμα μπορεί να μεταδοθεί σε λίγα λεπτά στην άλλη άκρη της γης μεταφέροντας κείμενο, ήχο, εικόνα ή βίντεο.
• Είναι αξιόπιστο. Για μεγαλύτερη ασφάλεια σε σημαντικά μηνύματα είναι καλό να ζητάμε απαντητικό μήνυμαμε επιβεβαίωση παραλαβής.
• Είναι οικονομικό. Η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων δεν κοστίζει τίποτα, αν είμαστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο.
• Δεν χρειάζεται να είμαστε συνέχεια συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, για να μη χάσουμε κάποιο μήνυμα που έχει σταλεί σε εμάς. Αυτά αποθηκεύονται αυτόματα στη θυρίδα μας. Όποτε και να συνδεθούμε στο Διαδίκτυο, μπορούμε να τα παραλάβουμε και να τα διαβάσουμε.

Ας μελετήσουμε μια περίπτωση εφαρμογής του Ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια επιχείρηση :

 Μελέτη Περίπτωσης

Μικρή τουριστική μονάδα που δραστηριοποιείται εδώ και 4 χρόνια διαθέτει ένα παραδοσιακό ξενώνα σε ορεινή τουριστική περιοχή. Τα τελευταία 3 χρόνια χρησιμοποιεί με αποτελεσματικό τρόπο τις επικοινωνιακές μεθόδους που παρέχει το Internet, και ιδιαίτερα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Η επιχείρηση χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προκειμένου να διατηρεί επαφή με πελάτες - επισκέπτες και προμηθευτές τόσο στην Ελλάδα, όσο και στο εξωτερικό.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αρχικά αποτέλεσε μια ικανοποιητική λύση που έλυσε το πρόβλημα της επικοινωνίας που είχαν οι ιδιοκτήτες του ξενώνα, καθώς βρίσκεται σε μεγάλη απόσταση από το πιο κοντινό αστικό κέντρο και η τηλεφωνική επικοινωνία δε βοηθούσε πάντα. Το υψηλό επίπεδο υπηρεσιών που προσφέρει ο ξενώνας απαιτεί αντίστοιχες προμήθειες σε εξοπλισμό σε όλα τα επίπεδα. Οι ιδιοκτήτες χρειάστηκε πολλές φορές να παραγγείλουν είδη από το εξωτερικό, ενώ και το τουριστικό γραφείο που είχε αναλάβει την προώθηση του ξενώνα συνεργαζόταν με πελάτες κυρίως από το εξωτερικό.

Και στις δύο περιπτώσεις, η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την άμεση εξασφάλιση αναγκών, για τη δυναμική επίλυση προβλημάτων και αποριών, για την άμεση παροχή πληροφοριών και διευκρινίσεων, κλπ, αποδείχθηκε ιδιαίτερα αποτελεσματική, ώστε σήμερα η επιχείρηση να έχει περιορίσει σημαντικά τα άλλοτε συνήθη έξοδα για τηλέφωνα, επιστολές ή fax. Επιπλέον, η επιχείρηση σήμερα διατηρεί επικοινωνία με σταθερούς πελάτες, οι οποίοι αυξάνουν σημαντικά τα έσοδα της εταιρείας.

Θεωρείται σωστή την επιλογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απο την επιχείρηση και γιατί ;

Σε ποιούς τομείς έγινε πιο αποτελεσματική και αποδοτική ;

3.5: Ερωτήσεις - Ασκήσεις κατανόησης